Политика обработки персональных данных
УТВЕРЖДАЮ
Председатель МРОО «Союз Краеведов»
В.Ю.Калашников
«01» августа 2023 г.
ПОЛОЖЕНИЕ
Об обработке персональных данных
в МРОО «Союз Краеведов»
Настоящее Положение разработано на основании Конституции Российской Федерации, Федерального закона от 19 декабря 2005 года №160-ФЗ «О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных», Федерального закона от 27 июня 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Постановления Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года №1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», Постановления Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», и призвано обеспечить права работников и членов МРОО «Союз краеведов» (далее — Союз краеведов), а также иных лиц при обработке их персональных данных.
1. Основные понятия.
1.1. Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно (1пределенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (ст. З Федерального закона от 27 июля 2006 года Ne152-ФЗ «О персональных данных»).
1.2. Порядок работы с обращениями граждан регламентирован Федеральным законом Российской Федерации от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
1.3. Персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 Трудового кодекса Российской Федерации).
1.4. Обработка персональных данных работников и иных физических лиц (членов Союза краеведов, клиентов. контрагентов, партнеров, добровольцев и пр.) — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение). извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ). обезличивание. блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
1.5. К персональным данным члена, получаемым Союзом краеведов и подлежащим хранению в Союзе в порядке, предусмотренном действующим законодательством и настоящим Положением, относятся:
- Фамилия, имя, отчество;
- Место, год и дата рождения;
- Адрес регистрации;
- Адрес фактического места жительства;
- Паспортные данные (серия, помер паспорта, кем и когда выдан);
- Информация об образовании (наименование образовательного учреждения. сведения о документах, подтверждающие образование: наименование, номер, дата выдачи, специальность;
- Информация о трудовой деятельности;
- Информация о трудовом стаже (место работы, должность, период работы. основания увольнения);
- Абонентские телефонные номера (домашний, рабочий, мобильный);
- Адрес электронной почты;
- Информация о знании иностранных языков;
- Информация о расчетных счетах;
- Сведения о наградах, медалях, поощрениях, почетных званиях;
- Информация о приеме на работу, перемещении по должности, увольнении;
- Информация о негосударственном пенсионном обеспечении;
- Иные документы, содержащие сведения о физическом лице, которые необходимы для корректного документированного оформления договорных отношений.
1„6. Перечень персональных данных физических лиц, не являющихся работниками Союза краеведов (членов, клиентов, контрагентов, партнеров и иных физических лиц)- определяется Председателем или Правлением Союзом краеведов в зависимости от характера правоотношений между Союзом краеведов и субъектом персональных данных в соответствии с действующим законодательством.
2. Основные условия осуществления обработки персональных данных.
2.1. Союз краеведов определяет объем, содержание обрабатываемых персональных данных работников и иных физических лиц, руководствуясь Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
2.2 Обработка персональных данных работников и членов Союза краеведов осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, а также обеспечения личной безопасности, сохранности имущества, контроля количества и качества выполняемой работы.
Союз краеведов осуществляет обработку персональных данных работников при наличии письменного или электронного согласия субъекта персональных данных, за исключением предусмотренных законодательством случаев, когда наличие письменного согласия субъекта персональных данных не требуется.
2.3. Обработка Союзом краеведов персональных данных членов и клиентов, контрагентов, партнеров и иных физических лиц осуществляется лишь в тех целях и объеме, в которых этого требует установление и реализация правоотношений между Союзом краеведов и субъектом персональных данных в соответствии с действующим законодательством.
Союз краеведов осуществляет обработку персональных данных клиентов, контрагентов, партнеров и иных физических лиц при наличии письменного или электронного согласия субъекта персональных данных, за исключением предусмотренных действующим законодательством случаев. когда наличие письменного согласия субъекта персональных данных не требуется.
2.4. Все персональные данные предоставляются субъектом персональных данных. Если персональные данные субъекта возможно получить только у третьей стороны, то Союз краеведов обязан заранее уведомить об этом субъекта персональных данных и получить его письменное согласие. Союз краеведов обязан сообщить субъекту персональных данных о целях и правовом основании их обработки, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа субъекта персональных данных дать письменное согласие на их обработку, разъяснить предусмотренные федеральным законом права субъекта персональных данных.
2.5. Союз краеведов не имеет права получать и обрабатывать персональные данные субъекта (работника или иного физического лица) о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни без его письменного согласия.
2.6. Союз краеведов не имеет права получать и обрабатывать биометрические персональные данные субъектов (характеризующие физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность), в том числе фото- и видеоизображения, без письменного согласия субъекта персональных данных. за исключением случаев, предусмотренных законом.
2.7. Союз краеведов не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в иных общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
2.8. Работники или их представители обязаны быть ознакомлены под роспись с настоящим Положением, устанавливающим порядок обработки персональных данных работников- а также об их правах и обязанностях в этой области. Члены Союза краеведов при электронной регистрации через сайт Союза краеведов обязаны ознакомиться с содержанием данного документа и подтвердить данное ознакомление, без чего электронная регистрация технически невозможна.
2.9. Лица, допущенные к обработке персональных данных, в обязательном порядке под роспись знакомятся с настоящим Положением и подписывают обязательство о неразглашении информации, содержащей персональные данные (Приложение).
2.10. Союз краеведов обеспечивает неограниченный доступ к настоящему Положению путем предоставления его копии для ознакомления по устному или письменному запросу физических или юридических лиц. Союз краеведов размещает данное положение на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Союз краеведов вправе разместить текст настоящего Положения для неограниченного доступа на иных сайтах в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» или опубликовать в средствах массовой информации.
Перед получением от субъекта персональных данных (члена, работника, клиента, контрагента, партнера или иного физического лица) согласия на обработку его персональных данных, Союз краеведов обеспечивает его возможность ознакомиться с настоящим Положением. В случае если впоследствии субъект персональных данных дает согласие на обработку его персональных данных, к тексту согласия прилагается отметка о том, что субъект персональных данных ознакомлен с настоящим Положением.
2.11. Субъекту персональных данных, дающему письменное согласие па обработку его персональных данных, разъясняется порядок его отзыва, а также то, что в случае отзыва субъектом своего согласия на обработку персональных данных, их обработка может быть продолжена Союз краеведов при наличии оснований, предусмотренных федеральным законом.
2.12. Работникам Центра РНО запрещается ввод персональных данных в информационные системы под диктовку, а также обработка персональных данных в присутствии лиц, не допущенных к их обработке. Мониторы ПЭВМ должны быть расположены таким образом, чтобы исключить возможность просмотра персональных данных, отображаемых на экране, лицами, не допущенными к обработке персональных
3. Хранение персональных данных.
3.1. Персональные данные членов, работников и иных физических лиц хранятся в бумажном виде в папках в Союзе краеведов. Вход в кабинет главного бухгалтера и доступ к персональным данным разрешен только работникам Союза краеведов, допущенным к обработке персональных данных.
Персональные данные работников и иных физических лиц могут также храниться в электронном виде на локальных компьютерах, подключенных к локальной компьютерной сети. Локальная компьютерная сеть Союза краеведов имеет возможность подключения к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается на рабочих местах Союза краеведов, подключение к сети Интернет защищено с помощью программного обеспечения.
3.2. Доступ работников к персональным данным осуществляется согласно списку, утверждаемому приказом руководителя Союз краеведов.
3.3. Копировать и делать выписки персональных данных разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя организации или лица. ответственного за обработку персональных данных.
3.4. Для защиты персональных данных сотрудников и иных физических лиц осуществляется ограничение доступа и нахождения посетителей в помещениях Союза краеведов.
3.5. Для передачи персональных данных используются учтенные носители информации, являющиеся собственностью Союза краеведов.
4. Права и обязанности членов и работников Союза краеведов в области обработки персональных данных.
4.1 Работники и члены обязаны:
передавать Союзу краеведов комплект достоверных документированных персональных данных;
своевременно сообщать Союзу краеведов об изменении своих персональных данных.
4.2 Работники и члены имеют право на:
- получение полной информации о своих персональных данных и их обработке;
- определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
- свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
- требование об исключении или исправлении (уточнении) неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Трудового кодекса Российской Федерации; требование об извещении всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях. исправлениях или дополнениях;
- обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия Союза краеведов по обработке и защите его персональных данных.
5. Конфиденциальность, передача, трансграничная передача персональных данных.
5.1. При передаче персональных данных субъектов (работников и иных физических лиц) Союз краеведов обязан соблюдать следующие требования:
не сообщать персональные данные субъекта третьей стороне без письменного согласия субъекта, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, предусмотренных Трудовым Кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами;
не сообщать персональные данные субъекта в коммерческих целях без его письменного согласия;
предупредить лиц, получающих персональные данные субъекта, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные субъекта, обязаны соблюдать требования конфиденциальности;
не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений. которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции:
передавать персональные данные работника или члена представителям работников или членов в порядке, установленном Трудовым Кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника или члена, которые необходимы для выполнения представителями их функций.
5.2. Все меры конфиденциальности при сборе, обработке и хранении персональных данных сотрудника распространяются как на бумажные. так и на электронные носители информации.
5.3. К числу массовых потребителей персональных данных вне Союза краеведов относятся государственные и негосударственные структуры: Минюст, налоговые инспекции, правоохранительные органы, органы статистики, страховые агентства, военкоматы, органы социального страхования, пенсионные фонды, подразделения муниципальных органов управления. Надзорно-контрольные органы имеют доступ к информации только в рамках своей компетенции.
5.4. Организации, в которые работник Союза краеведов может осуществлять перечисления денежных средств (страховые общества, негосударственные пенсионные фонды, благотворительные организации, кредитные учреждения), могут получить доступ к персональным данным работника только с его письменного разрешения.
5.5. Деятельность Союза краеведов может включать в себя реализацию различных программ или проектов, финансирование которых осуществляется за счет средств иностранных граждан, организаций, органов власти иностранных государств. В рамках отчетности о реализации вышеуказанных программ или проектов Союза краеведов может осуществлять, в том числе, трансграничную передачу персональных данных работников и иных физических лиц, задействованных в их реализации. Трансграничная передача персональных данных в рамках отчетности по реализуемым программам или проектам осуществляется Союза краеведов только при наличии письменного согласия субъекта персональных данных в том объеме, в котором требует обязанность предоставления отчетов. Формы отчетности и способ передачи отчетов. содержащих персональные данные субъектов, определяются организаторами программ или проектов и учитываются при получении Союзом краеведов письменного согласия субъекта персональных данных.
6. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работников и клиентов
6.1. Руководитель, разрешающий доступ сотрудника к документу, содержащему персональные данные, несет персональную ответственность за данное разрешение.
6.2. Каждый сотрудник Союза краеведов, получающий для работы конфиденциальный документ, указанный в п. 6.1, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
6.3. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к ответственности в порядке. установленном Трудовым Кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке. установленном федеральными законами.